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    办会是办公室的重要职能。根据个人经验,办公室在办会时,要特别注意以下几个小细节。

    桌签的摆放。桌签就是出席会议领导的名片,为了表示对领导的尊重,桌签必须放在领导的正前方,同时还可以起到遮挡的作用。桌签摆放要本着左上右下的原则。主席台为单数时,主要领导的桌签放在正中央,根据其他与会领导的级别在主要领导的左右依次放置。

    示意图:

    4 2 主要领导 3 5

    主席台领导为单位数,摆放示意图。

    5 3 主要领导 2 4 6

    麦克风的摆放。参加一个会议时,发现会务组人员把麦克风放在了领导的正前方,这是不对的,因为麦克风放在领导正前方,就会挡住领导脸部。麦克风要放在领导的一侧,并尽量将话筒圧低,可以和领导衣服领口相平。会议开始之前,要对麦克风进行调试,音量要适中,避免会议期间炸间问题。

    水杯和烟灰缸的摆放。要放在领导的右手的上方,以方便领导拿取,同时可以避免领导不慎将水杯碰到。为领导添加热水时,先将暖壶塞取下,一手拿暖壶,一手拿水杯,侧身为领导倒水,不能正对领导,这样可以不挡住领导视线,也避免热水溅出,烫伤领导。

    同时,在开会时,办公室工作人员必须坐在离主席台较近的座位上,以方便领导临时安排工作。

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